Politique de confidentialité — pilote canadien sur invitation

BROUILLON — NON EN VIGUEUR. Version de travail 2026-10-15.draft-v2, préparée pour examen par l’exploitant et par un conseiller juridique habilité au Québec. Ce document n’est ni un avis juridique ni une politique publiée. Le pilote est fermé : ce texte ne peut servir à recueillir un consentement. Les mentions [À CONFIRMER] signalent des faits ou des choix qui ne sont pas encore validés.

1. Qui sommes-nous

Le service est exploité par Cleiton Wiggers Werncke, à titre individuel (aucune entreprise n’est encore constituée), au 205 Rue Guillaume Barrette, La Prairie, QC J5R 6L7, Canada. Nom commercial et immatriculation, le cas échéant : [À CONFIRMER — P01]. « mneme-ca » est un nom technique provisoire; la marque publique et le domaine du service restent à définir [À CONFIRMER — P02].

Le service aide une famille à préserver les souvenirs d’une personne sous forme de livre. Pendant le pilote :

la participation est accompagnée et se fait uniquement sur invitation;
la personne organisatrice et la personne narratrice ont des rôles et des accès distincts;
les souvenirs sont recueillis sur le Web, par enregistrement audio ou par texte;
le courriel et le SMS servent uniquement aux avis (invitations, accès, rappels, histoire prête); ils ne servent jamais à recueillir des histoires;
l’intelligence artificielle (IA) est utilisée de façon encadrée, avec révision humaine, et ne mène pas d’entrevue autonome;
aucune vente réelle n’a lieu : toute page de paiement affichée fonctionne en mode test Stripe, en dollars canadiens, sans débit de carte.

Cette politique s’adresse aux personnes narratrices, aux personnes organisatrices, aux personnes mentionnées dans les histoires et aux visiteurs du site public.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

En tant que personne ayant la plus haute autorité au sein de l’exploitation, Cleiton Wiggers Werncke exerce personnellement la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels.

Courriel : cleitonwi@gmail.com
Adresse postale : 205 Rue Guillaume Barrette, La Prairie, QC J5R 6L7, Canada

Le responsable veille au respect de cette politique, approuve les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, répond aux demandes et aux plaintes et tient le registre des incidents de confidentialité. Vous pouvez joindre le responsable directement, sans compte, sans passer par la personne organisatrice et sans sa permission. Si la fonction est déléguée par écrit ou si une entreprise est constituée, cette politique sera mise à jour avant le changement.

3. Renseignements recueillis et finalités

Nous recueillons seulement les renseignements nécessaires aux finalités indiquées ci-dessous. Nous ne les utilisons pas à d’autres fins sans votre consentement, sauf exception prévue par la loi.

3.1 Personne organisatrice

Renseignements fournis : nom, coordonnées de contact, langue, paramètres du projet (langue du livre, questions choisies dans la banque de questions, rythme d’envoi, style, renseignements sur le cadeau), photos de stimulation qu’elle choisit d’associer à une question, révisions et approbations éditoriales.
Finalités : créer et gérer le projet, communiquer au sujet du service, permettre la révision et l’approbation du livre.

3.2 Personne narratrice

Renseignements fournis par la personne organisatrice avant l’invitation : nom, coordonnées (courriel, numéro de mobile ou les deux), langue et fuseau horaire. La personne organisatrice doit être autorisée à nous les communiquer. Ils servent uniquement à transmettre l’invitation, puis l’accès privé si vous acceptez. Nous vous en informons lors du premier contact.
Renseignements que vous fournissez : enregistrements audio, textes, corrections, choix de consentement et préférences de notification.
Renseignements produits par le service : transcriptions, histoires rédigées, titres éditoriaux, prologue, versions successives et maquette du livre.

Vos souvenirs peuvent révéler des renseignements intimes, notamment sur la santé, les croyances, la vie familiale ou les relations. Nous traitons l’ensemble de vos réponses comme des renseignements sensibles et demandons votre consentement exprès avant de les recueillir.

3.3 Personnes mentionnées dans les histoires

Une histoire peut mentionner des proches ou d’autres personnes. Nous demandons aux personnes narratrices d’éviter les détails intimes inutiles sur autrui et d’utiliser des pseudonymes au besoin. Une personne mentionnée peut nous écrire directement (section 11), sans compte, au sujet des renseignements qui la concernent.

3.4 Preuves de consentement et d’acceptation

Version, langue et empreinte numérique des documents présentés, choix effectués et horodatage. Finalité : démontrer et respecter vos choix. Nous évitons de conserver l’adresse IP complète ou l’identification détaillée de l’appareil sans nécessité démontrée.

3.5 Renseignements techniques et de sécurité

Journaux de connexion limités, identifiants de session et événements de sécurité. Finalités : protéger les accès, diagnostiquer les échecs, prévenir les abus et traiter les demandes. Les histoires, le contenu audio et les liens privés ne doivent pas figurer dans les journaux généraux.

3.6 Paiement en mode test

Sur la page d’achat de démonstration, notre serveur reçoit seulement la langue choisie et un identifiant aléatoire. Les champs remplis dans l’aperçu (nom, coordonnées, renseignements sur la personne narratrice) ne nous sont pas transmis et ne sont pas transmis à Stripe. La page de paiement hébergée par Stripe recueille ce que vous y saisissez, selon la politique de Stripe; nous recevons uniquement l’état de la session de test, le montant, la devise et des références opaques. Aucune carte n’est débitée. N’y saisissez pas de vraies données de carte.

3.7 Ce que nous ne faisons pas

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous ne créons pas de profils publicitaires. Nous n’utilisons ni empreinte vocale, ni clonage de voix, ni géolocalisation, ni analyse d’audience, ni relecture de session. Nous n’utilisons pas vos histoires pour entraîner des modèles d’IA et l’interdisons à nos prestataires. Nous n’acquérons pas de renseignements auprès de courtiers de données.

4. Consentement

La personne narratrice consent elle-même. La personne organisatrice ne peut pas consentir à la place d’un autre adulte.

Avant toute collecte, nous présentons séparément, en termes simples et clairs :

l’acceptation des conditions d’utilisation;
le consentement exprès à la collecte de vos souvenirs, à leur transcription et à l’aide à la rédaction par IA, puis à leur partage avec la personne organisatrice désignée après l’envoi;
le choix de chaque canal d’avis (courriel, SMS), indépendants l’un de l’autre.

Aucune case n’est cochée d’avance. Aucune finalité facultative (promotion, suivi, entraînement de modèles) n’est une condition de participation. L’autorisation d’utiliser le microphone dans votre navigateur est une permission technique : elle ne remplace pas ce consentement.

Vous pouvez ignorer les questions ordinaires et omettre tout détail que vous ne souhaitez pas fournir. Les cinq questions d’ouverture servent à rédiger le prologue et se suivent; vous pouvez toutefois cesser de participer ou retirer votre consentement plutôt que d’y répondre.

Toute nouvelle finalité ou tout nouveau destinataire qui l’exigent feront l’objet d’un nouveau consentement; une modification de cette politique ne suffit pas à les autoriser.

5. Confidentialité par défaut

Les paramètres du service offrent par défaut le plus haut niveau de confidentialité, sans action de votre part :

vos brouillons restent privés : la personne organisatrice ne les voit pas, et ils ne sont ni transcrits ni traités par l’IA tant que vous n’avez pas choisi « Envoyer la réponse »;
aucun avis n’est envoyé sur un canal que vous n’avez pas choisi;
le livre n’est jamais publié publiquement;
les liens d’accès privés expirent après 30 jours et peuvent être révoqués;
aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage n’est utilisée. Si une telle fonction était envisagée, elle serait désactivée par défaut, annoncée à l’avance et activée seulement à votre demande.

Les « brouillons privés » ne restent pas uniquement sur votre appareil : ils peuvent être téléversés dans un stockage protégé du serveur avant l’envoi. Seules les personnes autorisées et les prestataires d’hébergement ou de sécurité peuvent y accéder, lorsque c’est nécessaire au fonctionnement ou à la protection du service.

6. Intelligence artificielle et décisions automatisées

Après l’envoi d’une réponse, l’IA :

transcrit les enregistrements;
aide à rédiger une histoire lisible (retrait des hésitations, récit à la première ou à la troisième personne selon le style choisi);
propose un titre éditorial, le prologue à partir des cinq réponses d’ouverture et un titre de couverture.

La question posée reste visible, distincte du titre éditorial. Une personne révise le résultat : vous pouvez corriger le texte, et la personne organisatrice approuve le livre avant sa fermeture. Les enregistrements originaux sont conservés tels quels; une réponse n’est jamais tronquée en silence. L’IA peut se tromper; signalez toute erreur.

L’IA ne mène pas d’entrevue, ne choisit pas les questions (elles proviennent d’une banque de questions préparées et sont choisies par la personne organisatrice) et ne prend aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Si une telle décision devait être prise un jour, nous vous en informerions au plus tard au moment de la décision, nous vous indiquerions sur demande les renseignements et les principaux facteurs utilisés, et vous pourriez présenter vos observations à une personne en mesure de la réviser.

Fournisseur d’IA et de transcription : aucun n’est encore approuvé [À CONFIRMER — P09]. Avant toute utilisation, son contrat devra interdire l’entraînement sur vos contenus, limiter la conservation et les usages, et indiquer les lieux de traitement; il sera ajouté au registre de la section 8.

7. Communication des renseignements

Personne organisatrice : après l’envoi seulement, elle peut écouter vos enregistrements et lire la transcription et l’histoire. Elle ne voit pas vos brouillons et ne peut pas obtenir votre lien d’accès privé. Créer le projet ne lui donne aucun droit sur vos renseignements personnels.
Personnel autorisé : l’exploitant et, le cas échéant, l’équipe éditoriale autorisée [À CONFIRMER — P03], tenus à la confidentialité et limités à ce qui est nécessaire.
Prestataires : voir la section 8. Ils agissent pour notre compte, en vertu d’un contrat écrit, et ne peuvent utiliser les renseignements à leurs propres fins.
Obligations légales : lorsque la loi l’exige ou le permet, par exemple en réponse à une ordonnance d’un tribunal.
Changement d’exploitant : si une entreprise est constituée pour reprendre le service, les renseignements ne lui seront communiqués que dans les conditions prévues par la loi, et nous vous en informerons à l’avance.

Nous ne vendons, ne louons et n’échangeons aucun renseignement personnel.

8. Registre des prestataires et lieux de traitement

Ce registre est provisoire. Aucun prestataire ne recevra de renseignements réels avant l’évaluation, le contrat et la vérification décrits à la section 9.

Railway — hébergement des applications, base de données et file de traitement. Tous les renseignements du service. Base de données observée en Virginie (États-Unis); régions contractuelles, sauvegardes et sous-traitants [À CONFIRMER — P04].
Cloudflare (R2) — stockage des enregistrements et des fichiers. Région indiquée par l’interface : est de l’Amérique du Nord; juridiction et sous-traitants [À CONFIRMER — P05].
Resend — envoi des courriels d’avis. Nom, adresse courriel et contenu des avis, sans les histoires. Lieux de traitement et conservation [À CONFIRMER — P06].
Telnyx — envoi des SMS d’avis vers des numéros canadiens. Numéro de mobile et contenu des avis, sans les histoires. Une option de localisation au Canada ne prouve pas que tout le traitement a lieu au Canada; lieux et conservation [À CONFIRMER — P07].
Stripe — page de paiement hébergée, en mode test seulement. Renseignements saisis sur la page de Stripe; Stripe peut les traiter hors du Canada, notamment aux États-Unis. Entité contractante et lieux [À CONFIRMER — P08].
Fournisseur d’IA et de transcription — aucun approuvé [À CONFIRMER — P09].
Imprimeur et transporteur — seulement si l’accès payant ouvre un jour; nom et adresse de livraison et fichier du livre [À CONFIRMER — P10].

Aucun outil d’analyse d’audience, de relecture de session, de publicité ou de messagerie instantanée n’est utilisé.

9. Communication hors du Québec et du Canada

Plusieurs prestataires sont situés ou traitent des renseignements hors du Québec et hors du Canada, notamment aux États-Unis. Avant de communiquer un renseignement hors du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui tient compte de sa sensibilité, de la finalité, des mesures de protection (y compris contractuelles) et du régime juridique applicable dans l’État concerné. La communication n’a lieu que si l’évaluation conclut à une protection adéquate et qu’une entente écrite l’encadre. Ailleurs au Canada, nous exigeons par contrat un niveau de protection comparable.

Des renseignements traités à l’étranger peuvent être accessibles aux tribunaux et aux autorités de ce pays selon ses lois. Nous n’affirmons pas que vos renseignements restent au Canada. Vous pouvez demander au responsable des précisions sur les pays et les finalités de traitement.

10. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements seulement le temps nécessaire aux finalités indiquées ou exigé par la loi. Le calendrier ci-dessous est une proposition à valider [À CONFIRMER — P11]; aucune collecte réelle n’aura lieu avant son approbation et sa mise en œuvre.

Invitations non acceptées : jetons et coordonnées supprimés au plus tard 30 jours après l’expiration de l’invitation.
Brouillons privés sur le serveur : expiration après 30 jours sans activité, puis suppression dans les 30 jours.
Brouillons sur votre appareil : effacés à l’envoi ou à l’abandon lorsque c’est possible; voir la politique sur les témoins.
Enregistrements envoyés, transcriptions, histoires et versions : pendant le projet actif, avec une révision tous les 12 mois. Après 12 mois sans activité, avis de 30 jours, puis suppression dans les 30 jours suivants, sauf demande de votre part ou obligation légale.
Copies temporaires d’IA et de transcription : supprimées au plus tard 7 jours après le résultat; 30 jours au maximum chez le prestataire.
Contenu des avis courriel et SMS : 7 jours après la livraison; métadonnées d’envoi : 90 jours.
Journaux techniques et de sécurité : 30 jours, sauf enquête sur un incident.
Preuves de consentement et dossiers de demandes : jusqu’à 3 ans après la fin du projet, limités au minimum nécessaire.
Sauvegardes : rotation de 90 jours au plus; les suppressions sont réappliquées avant toute restauration.
Registre des incidents de confidentialité : au moins 5 ans.
Données de paiement en mode test : supprimées à la fin du pilote [À CONFIRMER — P11].

Un renseignement utilisé pour prendre une décision à votre sujet est conservé au moins le temps exigé par la loi après cette décision. Lorsque la finalité est atteinte, nous détruisons les renseignements. Nous ne prétendons pas qu’un récit dont les noms ont été retirés est anonyme : une anonymisation ne serait faite que selon les critères réglementaires.

11. Vos droits

Selon la loi applicable, vous pouvez :

accéder à vos renseignements et savoir comment ils sont utilisés et à qui ils ont été communiqués;
faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
obtenir une copie des renseignements informatisés que vous nous avez fournis, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou la faire transmettre à une personne ou à un organisme autorisé [À CONFIRMER — P12 : format];
retirer votre consentement (section 12);
demander la suppression de vos renseignements, sous réserve des obligations légales de conservation;
demander la cessation de la diffusion d’un renseignement ou la désindexation d’un hyperlien rattaché à votre nom, lorsque les conditions légales sont remplies. Le service ne publie pas les histoires sur le Web;
obtenir des explications sur toute décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (section 6);
porter plainte auprès du responsable et des autorités de contrôle.

Le droit d’accès est plus large que la copie prévue au troisième point : il vise aussi les renseignements produits à votre sujet. Le PDF du livre n’est pas une copie complète de vos renseignements.

Comment faire une demande : écrivez au responsable, par courriel ou par la poste (section 2). Aucun compte ni permission de la personne organisatrice n’est nécessaire. Nous vérifions votre identité de façon proportionnée. Les demandes sont traitées sans frais [À CONFIRMER — P13].

Délais : au Québec, nous répondons par écrit dans les 30 jours. Sous la loi fédérale, la réponse est donnée dans les 30 jours, avec les seules prolongations permises, qui vous seront annoncées avec leurs motifs. Si une loi provinciale de l’Alberta ou de la Colombie-Britannique s’applique, nous respectons ses délais. Tout refus est motivé et indique vos recours. Certaines exceptions légales, notamment pour protéger les renseignements d’autrui, peuvent exiger un caviardage.

Autorités de contrôle : Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca); Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca); Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta (oipc.ab.ca); Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique (oipc.bc.ca).

12. Retrait du consentement, arrêt des avis et suppression

Ce sont trois actions distinctes :

Retirer votre consentement arrête la collecte et les nouveaux traitements d’IA. Les résultats en attente sont écartés. Une opération déjà transmise à un prestataire ne peut pas toujours être annulée matériellement; son résultat ne sera pas utilisé.
Arrêter les avis (par exemple en répondant ARRÊT ou STOP à un SMS, ou par le lien de désabonnement d’un courriel) arrête ce canal seulement. Cela ne retire pas votre consentement à la collecte et ne supprime aucun contenu.
Demander la suppression vise les enregistrements, transcriptions, histoires, versions, fichiers dérivés et copies chez les prestataires. Nous confirmons le résultat et expliquons toute conservation exigée par la loi.

Des copies déjà téléchargées ou remises hors du service, par exemple un livre imprimé ou un PDF partagé, peuvent être impossibles à récupérer. Une suppression sur le serveur n’efface pas un navigateur hors ligne.

13. Sécurité

Les mesures prévues comprennent le contrôle des accès par rôle et par projet, des liens privés à durée limitée et révocables, un stockage protégé, des privilèges réduits pour le personnel, des contrats avec les prestataires et des procédures de suppression testées. La liste détaillée des mesures sera publiée une fois vérifiée [À CONFIRMER — P18]. Aucun système n’offre une sécurité parfaite. Gardez vos liens privés et signalez immédiatement leur perte pour les faire révoquer.

14. Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité est un accès, une utilisation ou une communication non autorisés d’un renseignement personnel, ou sa perte. En cas d’incident, nous prenons sans délai des mesures pour réduire le risque de préjudice et éviter qu’il se reproduise. Nous évaluons le risque :

si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées;
s’il existe un risque réel de préjudice grave au sens de la loi fédérale, nous faisons rapport au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et avisons les personnes dès que possible;
les autres avis applicables, notamment à l’Alberta, sont aussi donnés.

Nous pouvons aviser d’autres organisations capables de réduire le préjudice. Tous les incidents sont consignés dans un registre, même ceux qui n’exigent pas d’avis.

15. Âge et capacité

Le service est réservé aux personnes majeures dans leur province ou territoire de résidence et capables de consentir pour elles-mêmes. Il n’est pas destiné aux enfants. Si nous apprenons qu’une personne mineure a participé, nous suspendrons la collecte et supprimerons ses renseignements, sous réserve de la loi. Si une personne narratrice ne semble plus en mesure de consentir, la collecte est suspendue jusqu’à ce que la situation soit clarifiée [À CONFIRMER — Q21].

16. Témoins et stockage sur l’appareil

Nous utilisons seulement les témoins et le stockage nécessaires à la langue, aux accès, aux brouillons et à la page de paiement en mode test. Aucun témoin publicitaire ou d’analyse n’est utilisé. Voir la politique sur les témoins.

17. Gouvernance et plaintes

Nos règles encadrent les rôles et responsabilités du personnel, la conservation et la destruction des renseignements, et le traitement des plaintes. Pour porter plainte, écrivez au responsable. Nous accusons réception de la plainte [À CONFIRMER — P14 : délai], examinons la plainte et répondons par écrit dans les 30 jours. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à l’autorité de contrôle compétente (section 11).

18. Modifications

Chaque version est datée. Les modifications importantes vous sont communiquées avant leur prise d’effet. Les versions française et anglaise ont le même contenu et restent accessibles. Ce brouillon n’a pas de date d’entrée en vigueur [À CONFIRMER — P16].

19. Cadre juridique

Selon la situation, les lois suivantes encadrent ces activités : la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25 (L.Q. 2021, c. 25); la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE); les lois de l’Alberta et de la Colombie-Britannique sur la protection des renseignements personnels; et la Loi canadienne anti-pourriel pour les avis. Les droits que la loi vous accorde s’appliquent indépendamment du texte de cette politique.